Ein Mitarbeiter, der im März 2025 zu einem beruflichen Gespräch eingeladen wird, stellt fest, dass sich die Spielregeln seit Januar geändert haben. Sein Arbeitgeber muss nun neue Angaben im Protokoll festhalten, andernfalls drohen Sanktionen. Solche Situationen werden in diesem Jahr zunehmen: Mehrere Texte ändern grundlegend die Verpflichtungen der Unternehmen in Bezug auf Arbeit, Ausbildung und Vergütung.
Berufliches Gespräch und Kompetenzentwicklung: Was die Verordnung ändert
Beginnen wir mit dem Bereich, in dem es am häufigsten hakt. Das berufliche Gespräch, das bereits alle zwei Jahre verpflichtend ist, unterliegt einer verstärkten Regelung. Der Arbeitgeber muss nun die Entwicklungsperspektiven des Mitarbeiters detaillierter dokumentieren, in direktem Zusammenhang mit dem Kompetenzprofil.
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Konkret muss jedes Gespräch die geplanten Ausbildungsmaßnahmen und die verfügbaren Programme erwähnen. Unterlässt er dies, riskiert das Unternehmen eine Korrektur auf dem persönlichen Ausbildungsbudget des betroffenen Mitarbeiters.
Was viele Arbeitgeber in die Falle lockt, ist die Verwirrung zwischen dem beruflichen Gespräch und dem jährlichen Bewertungsgespräch. Die beiden haben nicht denselben rechtlichen Zweck. Erstere bezieht sich auf das berufliche Projekt, letztere auf die Leistung. Diese in einem einzigen Formular zu vermischen, bleibt ein häufiger Fehler, und die Reform 2025 macht diese Unklarheit noch riskanter. Um die neuen gesetzlichen Verpflichtungen 2025 insgesamt zu verfolgen, spart man Zeit, indem man diese beiden Übungen bereits jetzt klar trennt.
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Reform der Vergütungen und beruflichen Ausgaben: Die zu überwachenden Schwellenwerte
Im Bereich der Vergütungen hat das Finanzgesetz für 2025 die Einkommenssteuerstufen angepasst, indem es sie an die Inflation gekoppelt hat. Für die Unternehmen macht sich der Einfluss insbesondere bei der Berechnung der Sachbezüge und der Freigrenzen für berufliche Ausgaben bemerkbar.
Die Übernahme der Transportkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte profitiert von einer Verlängerung der Freistellungen. Die Arbeitgeber können weiterhin einen erheblichen Teil dieser Kosten ohne zusätzliche Sozialabgaben übernehmen. Dies ist ein konkreter Hebel für die Kaufkraft der Mitarbeiter, aber es muss überprüft werden, dass die angegebenen Beträge innerhalb der aktualisierten Obergrenzen bleiben.
Ein weiterer Punkt, den man antizipieren sollte: die Senkung der Obergrenze für die täglichen Entschädigungen im Falle einer Arbeitsunfähigkeit. Für Unternehmen, die über das gesetzliche Minimum hinaus Löhne zahlen, verändert dies den Eigenanteil. Die Lohnbuchhaltungsabteilungen müssen die Arbeitgeberzuschüsse neu berechnen.
- Die neuen Freigrenzen für die Transportkosten vor der nächsten Sozialerklärung überprüfen
- Den Arbeitgeberzuschuss bei Krankheitsfällen unter Berücksichtigung der neuen Obergrenze für tägliche Entschädigungen neu berechnen
- Die Lohnabrechnungen aktualisieren, um die Indexierung der Steuerstufen für Sachbezüge zu integrieren
Ausbildungspflichten und Wertschöpfung im Unternehmen
Die Reform betrifft auch den Bereich der beruflichen Ausbildung. Die Einführung des Präventionspasses, der die von jedem Mitarbeiter absolvierten Schulungen in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz erfasst, tritt in eine operative Phase ein. Der Arbeitgeber muss diesen Pass nach jeder Ausbildungsmaßnahme aktualisieren, was eine strenge administrative Nachverfolgung erfordert.
Die Rückmeldungen hierzu variieren: Einige Unternehmen haben den Pass bereits in ihre HR-Software integriert, andere entdecken die Verpflichtung. Das Hauptproblem ist das Vergessen der Deklaration, das bei einer Kontrolle durch die Arbeitsinspektion festgestellt werden kann.
Wertschöpfung: Eine erweiterte Verpflichtung
Die Regelungen zur Wertschöpfung betreffen nun einen breiteren Kreis von Unternehmen. Das Verfahren zur Einführung eines Gewinnbeteiligungs- oder Teilhabevertrags wurde vereinfacht, aber die Verpflichtung zur Verhandlung über die Wertschöpfung gilt für mehr Arbeitgeber.
Für Strukturen, die noch nie ein solches System implementiert haben, ist der Zeitrahmen eng. Es wird empfohlen, die Verhandlungen mit den Arbeitnehmervertretern bereits im ersten Halbjahr aufzunehmen, um nicht in Verzug zu geraten.
Einstellung ausländischer Arbeitnehmer und Verfahren zur Arbeitserlaubnis
Unternehmen, die ausländische Mitarbeiter einstellen, müssen sich auf eine Änderung der einzureichenden Unterlagen für die Arbeitserlaubnis einstellen. Die Verordnung hat die Liste der erforderlichen Nachweise überarbeitet, was die Vorbereitungsphase des Dossiers verlängert.
Jede unvollständige Anfrage führt zu einer Ablehnung ohne Prüfung, und die Bearbeitungszeit beginnt von neuem. Für die Branchen mit Fachkräftemangel (Gastronomie, Bauwesen, Landwirtschaft) kann dieser zusätzliche Formalismus den Arbeitsbeginn um mehrere Wochen verzögern.
- Das Dossier für die Arbeitserlaubnis im Voraus erstellen, noch vor der Unterzeichnung des Vertrags
- Die aktualisierte Liste der Nachweisdokumente auf der Website der zuständigen Präfektur überprüfen
- Im Rekrutierungszeitplan einen Pufferzeitraum einplanen, um mögliche administrative Hin- und Rückwege abzufangen
Ausbildung und Arbeitsgerichtsbarkeit: Zwei Anpassungen, die man nicht verpassen sollte
Die Ausbildung erfährt eine haushaltsmäßige Neuausrichtung. Die Förderungen zur Einstellung von Auszubildenden wurden überarbeitet, und die Förderbedingungen wurden verschärft. Bevor ein Ausbildungsvertrag unterzeichnet wird, sollte überprüft werden, ob das Unternehmen weiterhin die Kriterien erfüllt, um von der Förderung zu profitieren.
Im Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit zielt die Reform des Verfahrens darauf ab, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer bedeutet dies, dass Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag schneller entschieden werden. Ein solides Dossier bereits in der gütlichen Phase vorzubereiten, wird noch strategischer.
All diese Änderungen sind nicht nur eine Liste von Texten, die man lesen sollte. Es handelt sich um operationale Anpassungen, die die Löhne, die Rekrutierung, das Kompetenzmanagement und den sozialen Dialog betreffen. Unternehmen, die ihre internen Prozesse bereits im ersten Halbjahr 2025 aktualisieren, werden Nachholbedarf am Jahresende vermeiden, wenn die Kontrollen und Fristen sich konzentrieren.